Лайфхаки по мониторингу статистической отчетности

Многие относятся к статистической отчетности несерьезно, и это опрометчиво.

Что представляет собой статистическая отчетность и в чём её важность?

Статистическая отчетность – это обязательная отчетность для бизнеса, предоставляемая в Росстат, содержащая сведения о состоянии отраслей экономики, уровне доходов населения, экономическом положении регионов и страны в целом.

На основании её данных государство осуществляет разработку экономической политики, оценку состояния сфер экономики, нуждающихся в инвестициях, субсидиях и поддержке.

Существует множество форм статистической отчетности, и их непредоставление или предоставление с нарушением сроков влечёт за собой применение административной ответственности (ст. 13.19 КоАП РФ). Количество предоставляемых в Росстат статистических форм зависит от осуществляемых видов деятельности, категории организации в едином реестре субъектов малого и среднего предпринимательства ФНС России, и наличия территориально-обособленных структурных подразделений (ТОСП).

Мониторинг

Если вы являетесь сотрудником финансовой службы аутсорсингового провайдера или единого сервисного центра, который обслуживает множество клиентов, и перед вами встает задача оперативно и эффективно организовать работу по мониторингу и своевременной отправке статистической отчетности в большом объеме, особенно в периоды годовой отчетности, когда количество форм может достигать тысяч, – это требует применимых методов и решений.

Доступ к мониторингу перечня форм статистической отчетности по территориально обособленным структурным подразделениям (далее – ТОСП) достаточно просто получить на официальном сайте Росстата (rosstat.gov.ru) в разделе «Системы сбора отчетности» указав один из реквизитов (ИНН/ОГРН (ОГРНИП)/ОКПО).

При значительном количестве ТОСП у клиентов, существенным недостатком такого мониторинга является структура файла «Сведения о кодах и формах», включающего множество таблиц, рутинный для обработки и получения анализа сводных данных по ТОСП, выявление новых форм отчетности.

Как справиться с такой задачей в условиях работы профессионального провайдера и при этом использовать более доступное решение без привлечения роботов?

Расскажем, как мы справились с этой задачей в ЦКР.

Чтобы сделать процесс мониторинга статистической отчетности наших клиентов максимально оперативным и удобным, мы решили внедрить небольшую автоматизацию, используя инструменты макроса в Excel.

Принцип построения нашего макроса.

Алгоритм макроса построен на преобразовании данных файла:

1. Ежемесячно выгружаем с сайта Росстата по ИНН клиента файл «Сведения о кодах и формах».
2. С помощью макроса преобразовываем все данные в файл со сводными таблицами:

• всего перечня статистической отчетности по ИНН клиента, позволяющий выявлять новые формы, по которым он становится респондентом впервые.
• данных по ТОСП, которые входят в выборку респондентов соответствующих форм статистической отчетности.

Обновление данных в макросе осуществляется со следующей периодичностью: с января по апрель – еженедельно, с мая по декабрь – ежемесячно на основании графика Росстата.

Казалось бы, всё просто, но в итоге мы получили очевидный эффект:

1. Экономия времени. Независимо от количества клиентов и числа ТОСП, при использовании макроса мониторинг отчетности сокращается в 3 раза. Этот метод легко масштабировать и применять к новым клиентам. Дополнительным преимуществом является использование сводных таблиц в качестве инструмента для контроля риска пропуска появления новых форм отчетности.
2. Обзор всего перечня статистической отчетности применяется для формирования графиков подготовки форм статистической отчетности и загрузки персонала.

Разработка файла мониторинга не требует особой экспертизы ИТ-специалистов, а достаточно уверенных знаний ExceI.

Дополнительной возможностью по оптимизации процесса подготовки статистической отчетности является интеграция с сервисом Контур.Экстерн. Этот сервис позволяет формировать отчет по отправленным статистическим формам и выгружать его в формат Excel.

Мы решили воспользоваться этим инструментом для построения средства контроля риска несвоевременной отправке статистической отчетности наших клиентов.

Объединив в один файл свод мониторинга всей статистической отчетности в разрезе ТОСП с отчетом по отправленным формам в Росстат, получаем данные наличия/отсутствия пропусков в отправке.

Разработанный нами файл – это проверенный временем инструмент контроля, дополняющий работу таблицы «Календарь отчетности» в системе Контур.Экстерн. Он обеспечивает своевременную и полную отправку всей статистической отчетности наших клиентов для Росстата.

Мы видим результаты нашей работы: весь перечень статистических форм клиентов направляется в Росстат в полном объеме и своевременно. Этот лайфхак помогает избежать штрафов и оптимизировать рутину.