BPM: инструкция по применению

Соединение методологии построения бизнес-процессов с возможностями современных технологий породило целый класс инструментов для разработки информационных систем – системы управления бизнес-процессами или BPM-системы (от англ. Business Process Management Systems). В статье рассмотрены основные предпосылки к внедрению решения на основе BPM, раскрыты основные этапы внедрения таких решений и даны ответы на наиболее часто задаваемые вопросы по данной тематике.

Появление парадигмы процессного представления деятельности предприятий в 1990-х гг. навсегда изменило методологию разработки корпоративных информационных систем. Несмотря на то что технологию BPM уже давно нельзя назвать новинкой в мире IT, это направление по-прежнему вызывает много вопросов. Какую платформу взять за основу? Как описать бизнес-процессы?

Предпосылки автоматизации банковских бизнес-процессов с использованием BPM-инструментов

Самый главный вопрос, который стоит задать на этапе принятия решения об автоматизации бизнес-процессов, – это вопрос «Зачем?» Многие проекты по автоматизации не доходят до финала либо насильно доводятся менеджерами до сдачи в эксплуатацию, после чего созданная информационная система сразу же откладывается в сторону, бизнес-аналитики облегченно вздыхают, и через какое-то время об автоматизированных бизнес-процессах в банке никто больше не вспоминает. Так какие же предпосылки нужно иметь, чтобы понять, что настало время внедрения BPM-системы?

Первый сигнал о необходимости автоматизации – растущие затраты на деятельность кредитной организации. Следует задуматься: возможно, на обработку документов уходит слишком много времени? Или процесс согласования договора длится непозволительно долго? Автоматизация тех или иных повторяющихся действий зачастую помогает сэкономить банку значительную часть рабочего времени, а значит, и денег.

Вторая предпосылка – большое количество систем, модулей, программ, требующих интеграции друг с другом. Ситуация, при которой различные бизнес-функции исполняются в различных подсистемах – частое явление. Бухгалтерия работает в одной системе, документооборот реализован в другой, деятельность сотрудников каждого из подразделений – в третьей. Чаще всего все эти среды интегрированы между собой для передачи данных, но как реализована интеграция, известно только нескольким ИТ-специалистам.

Добавление новых компонентов в информационную среду банка не только занимает много времени, но и отрицательно влияет на производительность систем, а также усложняет техническую поддержку. Часто интеграция существующих систем с новыми компонентами делает бизнес-процессы попросту неуправляемыми.

Любая деятельность должна иметь определенные точки начала и конца, определенное количество шагов и участников, обязательный результат, другими словами – быть бизнес-процессом. Если хотя бы одного из перечисленных компонентов недостает, процесс приобретает черты спонтанности и непредсказуемости, что неизбежно сказывается на итоговой деятельности, а значит, на прибыли, которую банк получает от своей деятельности. Или не получает. Если имеет место одна из вышеперечисленных ситуаций, банку следует задуматься об автоматизации его бизнес-процессов на BPM-платформе.

Какие преимущества имеет BPM-система? В первую очередь, она дает возможность построения наглядной графической модели автоматизируемого процесса с ее последующим запуском практически без необходимости программирования.

Следующее преимущество заключается в легкости интегрируемости бизнес-процессов, реализованных на платформе BPM, как с другими процессами, так и со сторонними системами. В результате все компоненты грамотно вписываются в единую среду, представляющую собой набор оптимизированных процессов; облегчается подключение новых компонентов, снижаются затраты на техническую поддержку. Кроме того, практически каждая BPM-платформа дает возможность мониторинга работы бизнес-процессов, сбора статистики и построения отчетности.

Классификация современных BPM-систем, критерии выбора платформы

Сегодня на рынке присутствует количество BPM-продуктов,  достаточное для того, чтобы в них запутаться. Тем не менее, их несложно классифицировать. Основные параметры классификации следующие.

1. Набор реализуемых стандартов и технологий

К этому пункту нужно отнести, в первую очередь, поддержку той или иной платформой стандартов описания бизнес-процессов BPMN (англ. Business Process Model and Notation), бизнес-правил DMN (Decision Model and Notation), обработки кейсов CMMN (Case Management Model and Notation).

Если в случае с BPMN все более-менее однозначно и абсолютное большинство BPM-платформ реализуют последний стандарт описания бизнес-процессов BPMN 2.0, то с DMN и CMMN дело обстоит не так просто: только часть продуктов обеспечивают BPM-разработчиков возможностью добавлять в автоматизированные процессы бизнес-правила и обработку бизнес-кейсов. Но ходе автоматизации процесса данные компоненты могут и не понадобиться, или потребность в их использовании может быть покрыта стандартными возможностями нотации BPMN. В любом случае при выборе продукта для автоматизации следует обращать внимание на возможности, ими предоставляемые.

К этому пункту стоит также отнести предлагаемые вендором способы интеграции с другими продуктами и системами. Среди них – наличие готовых адаптеров, например, для быстрой интеграции с базами данных.

2. Лицензирование

Второй основной критерий классификации BPM-систем – тип лицензии. Как и многие другие программные платформы, BPM-системы делятся на проприетарные и на решения с открытым исходным кодом.

Проприетарные решения (продукты общепризнанных лидеров рынка корпоративного ПО) требуют приобретения целого пакета лицензий, что способно заставить потенциальных клиентов усомниться в целесообразности их выбора. Но не стоит забывать, что в данный пакет входит также круглосуточная техническая поддержка, отсутствие которой у решений с открытым исходным кодом может поставить под угрозу проект, реализуемый на их основе.

Большое количество связанных с отсутствием качественной технической поддержки нареканий в адрес производителей open source – инструментов привело к разделению таких решений на два типа: свободно распространяемые и распространяемые по подписке. Подписка на продукт с открытым кодом предоставляет техническую поддержку платформы и в отдельных случаях обусловливает наличие в продукте каких-либо дополнительных возможностей, которых нет в бесплатной версии.

3. Производительность

Производительность – третий пункт в списке параметров, условно разделяющий BPM-платформы на промышленные (Enterprise Level) и непромышленные. Этот критерий тесно связан с предыдущим: чаще всего мощные инструменты для запуска сквозных бизнес-процессов крупного предприятия с разветвленной филиальной сетью, с большим количеством смежных подсистем, с сотнями пользователей предоставляются крупными вендорами. Далеко не все платформы с открытым исходным кодом способны обеспечить бесперебойную и быструю работу большого числа пользователей с системой. Таким образом, при выборе инструмента автоматизации следует правильно оценить нагрузку на будущую систему.

С чего начать?

Один из самых распространенных вопросов: что делать после того, как платформа выбрана? За что браться в первую очередь? Ниже приведены обобщенные этапы создания корпоративной системы на основе BPM-платформы.

Первый шаг, который необходимо предпринять, – правильно сформировать команду. Для успешного внедрения BPM-проекта в команде должны присутствовать аналитик, разработчик, архитектор. Основные задачи аналитика – это описание текущих бизнес-процессов компании, их анализ и оптимизация, последующее моделирование в нотации BPMN.

Разработчик отвечает за исполняемость созданной аналитиком модели, так называемую имплементацию. Несложные типовые процессы могут быть запущены без дополнительного программирования. При возникновении нестандартных требований к функциональности бизнес-процесса может потребоваться расширение его возможностей на одном из языков программирования, чаще всего на Java. Если предполагается автоматизация процессов, в которых задействованы пользователи, наверняка потребуется создание экранных форм, а значит, и компетентный frontend-разработчик. Все это полезно предусмотреть при формировании команды. Кроме того, разработчики совместно с архитектором продумывают и реализуют стратегию интеграции бизнес-процессов с другими системами, процессами, базами данных.

При формировании команды необходимо также определить, какими силами будет реализовываться проект: будут это сотрудники IT-подразделения банка либо подрядчика. Одна из самых эффективных и распространенных моделей построения командного взаимодействия: разработчики вендора / подрядчика трудятся над проектом совместно с банковскими специалистами.

После того как команда сформирована, следует приступить к описанию текущих бизнес-процессов, к построению модели as is («как есть»). В ходе этого этапа аналитик исследует все бизнес-процессы, подлежащие автоматизации, в ходе выяснения каких-либо деталей общается с сотрудниками банка. Результатом этой работы обычно бывает словесное описание бизнес-процессов и созданная на его основе BPMN-модель.  Эта модель исследуется и оптимизируется; совместно с архитектором и разработчиками планируется интеграция с другими процессами и системами, намечаются точки интеграции.

Следующим этапом будет построение модели процессов to be («как должно быть»): за основу берется модель as is и перестраивается в соответствии с намеченным планом по оптимизации. Полученная модель в нотации BPMN имплементируется; проходят первые тесты. Параллельно начинается проектирование и создание экранных форм с их последующим подключением.

Уже после первых пробных запусков бизнес-процесса необходимо произвести настройку инструментов сбора статистики и мониторинга: эти данные помогут обнаружить узкие места в производительности процесса, оценить время, затраченное пользователями на выполнение задач.

FAQ – часто задаваемые вопросы

Можно ли автоматизировать процессы без использования BPM-платформы?

Разумеется можно. Автоматизировать деятельность компании можно путем написания большого количества кода, что чаще всего занимает много времени; помимо этого, внесение каких-либо правок, связанных с изменением бизнес-процесса, также может потребовать немало человеко-часов. Разработка решения на платформе BPM ускоряет процесс создания готового продукта, обеспечивает возможность быстрого внесения изменений.

Можно ли автоматизировать бизнес-процессы одного предприятия на основе BPM-платформ двух разных вендоров?

Все зависит от конкретных потребностей. Часто встречается ситуация, когда бизнес-процессы корпоративного уровня, подразумевающие работу большого числа пользователей, автоматизированы с использованием проприетарного продукта, в то время как процессы локального уровня, описывающие работу отдельно взятого филиала или подразделения, требования к производительности и отказоустойчивости которых не так высоки, реализуются на легковесных платформах с открытым исходным кодом.

Сколько времени уходит на внедрение BPM-проекта?

На этот весьма популярный вопрос нельзя однозначно ответить: все зависит от сложности реализуемых процессов. Реальный срок внедрения одного бизнес-процесса средней сложности обычно составляет 3–6 месяцев.

Существуют ли коробочные решения, созданные на основе BPM-платформ?

Да, такие решения чаще всего предлагают компании-интеграторы. Эти продукты представляют собой автоматизированные типовые бизнес-процессы (например, документооборот). Срок внедрения таких систем очень короткий – от 1 месяца. При необходимости производятся доработки.