Три типичные ошибки начинающего предпринимателя в бухгалтерии и налогах

Быть предпринимателем – значит не только иметь новые возможности для самореализации, но и обязанности, включая ведение бухгалтерской и налоговой отчетности. Это важные задачи, которые требуют внимательности и знания налоговых правил. И о которых, к сожалению, многие забывают или относятся к ним недостаточно серьезно.

Из-за чего у предпринимателя начинаются трудности с бухгалтерией и налогами

Любые трудности начинаются с того, что изначально кажется мелочью. Старые формы, неправильные сроки, опечатки и другие недочеты могут показаться незначительными, а позже стать причиной огромных штрафов. При этом такие ошибки очень распространены, поскольку предприниматель в первую очередь акцентирует внимание на своей реализации, и удержать во внимании все аспекты деятельности не может в принципе. Поэтому ИП-шники прибегают к помощи опытных бухгалтеров или аутсорс-компаний, которые берут заботы о бумагах, связанных с деньгами и их оборотом, на себя. Почему это так важно?

Во-первых, бухгалтер обладает профессиональными знаниями, необходимыми для правильного учета доходов и расходов. Это помогает избежать распространенных ошибок, таких как неправильное заполнение отчетности или превышение лимитов налогообложения, что может привести к серьезным финансовым последствиям для бизнеса.

Во-вторых, бухгалтер следит за соблюдением налоговых сроков сдачи отчетности и уплаты налогов, чтобы избежать штрафов и проблем с налоговыми органами. Это особенно важно в современной бизнес-среде, где налоговое законодательство постоянно меняется.

Наконец, бухгалтер обновляет свои знания в соответствии с изменениями в законодательстве и налоговых требованиях. Это позволяет предпринимателю быть в курсе последних изменений и избежать ошибок, связанных с устаревшей информацией. Поэтому наличие квалифицированного бухгалтера или аутсорс-компании обеспечивает не только правильное ведение финансов, но и минимизирует риски возникновения проблем с налоговыми органами и законодательством.

Но достаточно большое количество предпринимателей, открывая бизнес, решают, что они могут справиться сами, не прибегая даже к консультациям. А потому совершают немало ошибок, которые приводят если не к штрафам, то к значительным переплатам.

Ошибка первая: переплачиваете из-за неподходящего налогового режима

Андрей давно увлекался созданием изделий из кожи: ремни, кошельки, картхолдеры. Вместе с двумя товарищами он организовал мастерскую, где они вместе изготавливали предметы кожгалантереи на заказ. Объем выручки начал выходить за рамки самозанятости, и Андрей зарегистрировал ИП. Выбирая режим налогообложения, он остановился на УСН – упрощенной системе. Рассуждал так: при этом режиме он освобождается от НДС и НДФЛ, а это снизит сумму отчислений государству.

На одной из выставок Андрей начал общаться с другим мастером по изготовлению изделий, и разговор зашел о размерах налогов. И оказалось, что Андрей мог платить меньше, потому что ремонт и изготовление изделий из кожи попадают под перечень деятельности, которую можно вести по патентной налоговой системе. Ставка по ней оказалась выгоднее, а бумажной работы – меньше.

В чем была ошибка? Андрей не уделил достаточного внимания тому, чтобы изучить все системы налогообложения, потому что считал, что УСН – самая простая и выгодная.

Как избежать? При регистрации ИП нужно проконсультироваться с бухгалтером – он не только расскажет, в чем разница между налоговыми системами, но и поможет выбрать наиболее выгодную и подходящую под ваш род деятельности.

Вторая ошибка: списываете все материалы в производство, чтобы снизить налог

Анастасия владеет небольшим магазином одежды собственного производства, и большая часть ее ассортимента – это вечерние платья. Перед началом пандемии Анастасия закупила много тканей и фурнитуры, поскольку приближалась самая прибыльная пора – время последних звонков и выпускных. Но обстоятельства внесли коррективы: массовые мероприятия отменялись, а платья «на выход» оказались не нужны, потому что выходить куда-то было нельзя. Посчитав сумму налога, Анастасия испугалась – цифра была больше, чем она рассчитывала, и потому она решила списать все имеющиеся материалы как реализованные. Волшебным образом сумма уменьшилась, и Анастасия решила, что теперь все хорошо.

В то же время какие-то продажи у Анастасии все равно были. Продолжая шить платья из «реализованного» материала, девушка даже не задумалась о том, что ее доход теперь идет из ниоткуда. По итогам следующего периода она обнаружила, что размер налога только увеличился, и ее «экономия» теперь обходится ей в круглую сумму.

В чем была ошибка? Списывая материал как реализованный, Анастасия сильно увеличила себестоимость изделий, тем самым уменьшив доход. Во втором же периоде получилось так, что ее изделия имеют нулевую себестоимость – ведь материал истрачен. А за деньги из воздуха нужно платить намного больше.

Как избежать? Не бежать за сиюминутной выгодой и задуматься о том, как распределится налоговая нагрузка. Ведь налог в любом случае придется заплатить. Потому не стоит проводить махинации с искусственным завышением себестоимости товаров – в дальнейшем это может обернуться большими переплатами.

Ошибка третья: работаете с самозанятыми вместо штатных сотрудников

Михаил открыл кофейню-окно и какое-то время работал там самостоятельно. Когда он понял, что не справляется, то решил нанять нескольких бариста, которые бы выходили посменно. Среди кандидатов оказалась Татьяна, у которой была оформлена самозанятость. Взвесив все «за» и «против», Михаил решил, что оформление договора с самозанятым – это отличный способ сэкономить. Ведь в таком случае он не платит ни страховые взносы, ни налоговые отчисления, поскольку этим Татьяна занимается сама.

Три месяца Татьяна исправно ходила на работу по графику «два через два» и соблюдала все требования Михаила. Но налоговая служба заинтересовалась этим случаем – ведь было очевидно, что это форма именно трудовых отношений. Помимо того, что Михаил получил штраф размером 10 тысяч рублей за подмену формы отношений между ИП и самозанятым, его также обязали переквалифицировать договор с Татьяной в трудовой и выплачивать по нему налоги и страховые взносы.

В чем была ошибка? Отношения с самозанятыми изначально не предусматривают того, что они будут работать наравне со штатными сотрудниками, поскольку характеризуются как гражданско-правовые.

Как избежать? Конечно, есть варианты, при которых сотрудничество с самозанятым возможно – это выполнение конкретного объема работы в конкретные сроки, которые прописаны в договоре. Обычно их привлекают для проектной работы. Но если вы хотите сотрудничать с человеком на постоянной основе, то должны быть готовы к оформлению трудового договора и последующим отчислениям по нему.

Рекомендации от бухгалтера для начинающего предпринимателя

Рассмотренные нами кейсы – это лишь малая часть того, с чем может помочь разобраться опытный бухгалтер. И если вы только начинаете предпринимательскую деятельность, не стоит пренебрегать консультациями со специалистом. А чтобы путь был легче, запомните еще несколько советов о том, что стоит учитывать при ведении бухгалтерии.

• Пользуйтесь налоговыми каникулами. Если вы только начали свой бизнес как ИП после введения налоговых каникул, можете не платить налоги в течение двух лет. Конечно, некоторые виды бизнеса, такие как разработка программ, не имеют такой льготы. Но другие, например, связанные с научными исследованиями, могут получить ее. Это позволяет сэкономить деньги на первых этапах работы.
• Не забывайте про страховые взносы. Страховые взносы – это деньги, которые предприниматели должны платить за себя в пенсионный и медицинский фонды. Неуплата взносов может привести к штрафам. Если временно не работаете, лучше временно сняться с учета.
• Подайте уведомление о начале деятельности. Прежде чем начать работать, ИП должен уведомить Роспотребнадзор. Это нужно для того, чтобы их включили в план проверок. Конечно, в первые три года ИП обычно не проверяют, но если вдруг от клиента поступит жалоба, а вы не подавали уведомление о начале деятельности, то рискуете получить штраф. При этом коды ОКВЭД при регистрации не заменяют уведомление – они просто указывают вид деятельности.
• Откройте расчетный счет. Вы можете работать без расчётного счёта, если клиенты платят наличными или через других предпринимателей до 100 тысяч рублей. Превысить этот лимит легко – это сумма всех платежей по договору. Безналичные платежи удобны и позволяют клиентам использовать кредитные карты. Но превышение лимита наличных расчётов влечёт штраф. И не принимайте платежи на личную карту – это не только привлечет внимание налоговых органов, но и спровоцирует если не расторжение договора с банком, то как минимум заморозку счета до выяснения назначения платежа.
• Зарегистрируйтесь в качестве работодателя (в ФСС это называется – страхователь). Если вы нанимаете работников, нужно зарегистрироваться как страхователь. Это касается любых договоров, включая краткосрочные соглашения. Вы должны будете выплачивать страховые взносы и предоставлять отчётность. Не регистрация в срок может привести к штрафам.
• Получите лицензию. Если ваша деятельность относится к лицензируемым (допустим – косметология, удаление татуировок, лазерная терапия, медицинская деятельность и тд), то необходимо получить лицензию Работа без лицензии или с ее нарушением может привести обвинению в незаконной предпринимательской деятельности, к административному штрафу (для ИП от 3 до 5 тысяч рублей) и конфискации всей продукции. В случае ущерба или дохода в крупном размере возможна и уголовная ответственность.