Электронные трудовые: что учесть?

Электронно или по старинке? В чем особенности ведения трудовых книжек в электронном формате и какие данные о работниках нужно подавать в надзорные органы?

Право, а не обязанность

Электронный документооборот в трудовой деятельности для сотрудников дело выбора. Те, кто за прогресс – могут перейти на цифровые документы. Кто не доверяет умным системам (и, возможно, небезосновательно) имеют полное право продолжать работать по бумажной трудовой.

Существует такой вариант хранения данных о трудовом стаже с 2020 года. Те, кто написал заявление – перешли на электронный вариант. Если заявлений о переходе не было, то вести трудовую книжку нужно по-прежнему, в бумажном виде. При этом специалист может в любое время перейти на электронный документ. А вот в начале трудового пути, увы, выбора уже не будет. С прошлого года тем, кто впервые трудоустраивается, оформляют исключительно электронные трудовые книжки.

Что нужно знать

В ЭТК содержатся все данные работника. Его фамилия, имя и отчество, дата рождения, номер СНИЛС, место работы и должность, а также основания всех кадровых перемещений (прием, увольнение, смена должности и так далее).

При приеме нового сотрудника, у которого уже есть электронная трудовая, то необходимо запросить подтверждение стажа (эту справку выдают при увольнении по форме СТД-Р, согласно требованиям абз. 3 ч. 1 ст. 65 ТК). Но эти данные будут касаться только последнего места работы, подтвердить весь свой трудовой путь можно через пенсионный фонд, там выдадут справку по форме СТД-ПФР. Оформить ее можно через портал «Госуслуги». Кстати, можно попросить предоставить бумажную трудовую, которую, несмотря на электронный документооборот, мы все-таки рекомендуем сохранить.

Далее оформляется отчет СЗВ-ТД и направляется в пенсионный фонд (или, с 1 января 2023 года, в Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации по форме СТД-СФР п. 12 ст. 2 закона от 14.07.2022 № 237-ФЗ). Сделать это нужно не позднее дня, следующего за днем издания приказа о приеме на работу. Далее ежемесячно, до 15 числа необходимо направлять все изменения в штатном расписании в форме отчета СЗВ-ТД. С 2023 года этот срок сместится на 25 число каждого месяца. А подавать форму в бумажном виде смогут только предприятия с численностью до 10 человек. Все остальные – только электронно.

Где правильнее?

Если в цифровой трудовой и в трудовой бумажной разнятся данные, что примут за достоверный источник? Скорее всего, здесь придётся с каждым конкретным случаем разбираться индивидуально и подтверждать данные через запросы бывшим работодателям.

Плюсы и минусы ЭТП

Процедура оформления нового сотрудника заметно упрощается. В частности, электронная трудовая более удобна при приеме на работу по совместительству или удаленно. Кроме того, можно не бояться утери трудовой или ее порчи, проверить достоверность данных в ЭТП можно в любой момент через портал «Госуслуги». Единая форма отчетности поможет избежать технических ошибок при оформлении. Однако, в ЭТП не учитываются награды и прочие заслуги сотрудника, нет данных об образовании до начала трудового стажа и присутствует риск утечки персональных данных из системы. Кроме того, если работодатель не внесет данные в базу, то стаж работы на этом предприятие доказать будет невозможно.

Кстати, о нерадивых работодателях

Если работодатель не передаст сведения в Пенсионный фонд при трудоустройстве гражданина с электронной трудовой книжкой, то данный период работы не будет учтен в трудовой стаж.

Кроме того, за непредоставление СЗВ-ТД в срок или сдачу отчета с ошибками предусмотрен административный штраф (до 500 руб. – ст. 15.33.2 КоАП). Примечательно, что ответственность несет не организация, а должностное лицо.

Но прогресс не остановить, рано или поздно, учиться работать с электронными трудовыми, страховыми полисами и даже паспортами придется всем. Цифровизация – одна из перспективных задач в России на ближайшие десять лет, а значит внедрение информационных технологий во все сферы жизни будет продолжаться.