Как научить бизнес пользоваться финансовым аутсорсингом?

Новые технологии привели к быстрым изменениям в финансах, сформировав устойчивый тренд на fintech. Финансовый аутсорсинг может открыть двери для этих технологий, поскольку все хорошие фирмы используют новейшие программные инструменты и системы. У них есть время и деньги, чтобы инвестировать в новейшие решения, и они могут предложить рынку то, что ему нужно.

В первую очередь, аутсорсер использует базовые, профессиональные, регулярно обновляемые правовые базы, а это очень важно: незнание суровых российских законов совсем не освобождает бизнес от ответственности. Кроме того, аутсорсер активно задействует технологии роботизации, когда робот RPA отслеживает запросы налоговой инспекции и оперативно на них реагирует, исключая риски недосмотра и пропуска со стороны бухгалтера.

Финансовый аутсорсинг задаёт рынку стандарты сервиса, повышения квалификации персонала и автоматизации процессов, поэтому выбирать провайдера, ориентируясь только на самую привлекательную цену, – ошибка. Конечно, директора и собственники измучены переизбытком предложений на рынке провайдеров финансового аутсорсинга.

На рынке много небольших игроков, качество услуг и компетенции которых клиенты не в состоянии оценить. Как помочь им в этом выборе и оценить зрелость и компетенцию провайдера? Почитать отзывы в интернете и посмотреть участие в рейтингах – важно, но это не главное. Поделюсь рекомендациями, основанными на многолетнем опыте работы в профессии.

1. Уточните, как организован процесс аутсорсинга? У зрелого процесса есть объективные признаки – разделение обязанностей между членами бухгалтерской группы, субординация и контроль. Все не делают все. Профессиональная специализация – привлечение бухгалтеров по заработной плате, кадровиков, возможность привлечения юристов, налоговых консультантов, специалистов 1С, системных администраторов. Наличие супервайзрора и клиентского менеджера в бухгалтерской компании также будет не лишним. Обязательно выясните, как обстоит работа с первичкой, умеет ли аутсорсер работать с системами ЭДО.

2. Убедитесь, что квалификация бухгалтера, который будет с вами работать, достаточна высока. Из его профайла должно быть понятно, как часто он повышает квалификацию, какое обучение проходит. Важно также как позиционирует себя аутсорсинговая компания на рынке, участвует ли она в конференциях, рейтингах, насколько она публична и дорожит своими клиентами и репутацией.

3. Уточните, какие коммуникационные каналы использует провайдер для работы с клиентом – мессенджеры вотсап, телеграмм, телефон. Вам должно удобно общаться с провайдером по привычным вам каналам связи.

4. Уточните, какие ИТ-решения и специализированные программы использует провайдер при оказании услуг. Использование тикетирования обращений в системе документооборота, RPA, профессиональных юридических баз показывает провайдера с лучшей стороны.

5. Выясните, какие кризисные ситуации были у провайдера с клиентами и как он их разрешал. У всех бывают факапы, аутсорсинговые услуги, в конце концов, оказывают люди. Не ошибается тот, кто не работает. Хватит ли смелости, клиентоориентированности и разумности выйти из кризисной ситуации? Как разрешить ее в интересах клиента – вот в чем вопрос. Умение рассказать о возникших проблемах, будь то – сбой в ИТ системе налоговой, обыск у клиента, ошибка бухгалтера – тоже показатель зрелости провайдера. Важно понимать, насколько клиентоориентированно, в рамках норм закона и деловой этики действовал провайдер.

6. Чётко проясните ответственность провайдера на случай, если его бухгалтер не отправит отчет и компания понесет потери. В квалифицированной компании такие риски застрахованы, и в таких случаях сумма ущерба компенсируется страховой компанией.

7. Договоритесь о том, какой график доступа к ИТ-системе будет у провайдера и в какие часы будет работать бухгалтер. Нормой хорошего делового тона является доступность бухгалтера в рабочее время. Вместе с тем, в России – 9 временных поясов. Поэтому вам может потребоваться расширенное участие бухгалтера в бизнес-процессах. Многие компании предоставляют подобный сервис, что также является признаком зрелости и профессионализма провайдера, явно демонстрируя заботу об интересах клиента.

8. Уточните, есть ли у провайдера дополнительные смежные услуги, например юридические или услуги по автоматизации. Часто финансовый аутсорсинг может быть связан с необходимостью смены или обновления информационной системы. Удобно, если компания поможет в случае чего и с судебным иском.